ASSISTANTE DE DIRECTION

Profil recherché :

• Formation : Bac+3 en Droit, management ou gestion des Ressources Humaines, BTS secrétaire bilingue, BTS assistante de Direction, administration des affaires,
• Expérience : 3 ans minimum
• Langues : un bon niveau en anglais ; Français courant

Missions du poste :  

La titulaire du poste sera chargée de :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des courriers et documents importants.
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du Directeur Général).

Aptitudes :

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord.