Profil recherché :
- Formation : Bac+3 en Droit, management ou gestion des Ressources Humaines, BTS secrétaire bilingue, BTS assistante de Direction, administration des affaires,
- Expérience : 3 ans minimum
- Langues : un bon niveau en anglais ; Français courant
Missions du poste :
La titulaire du poste sera chargée de :
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des courriers et documents importants.
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du Directeur Général).
Aptitudes :
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord.
Informations complémentaires
- Address KALOUM
- Niveau d'expérience Junior
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